La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicado en el § 2.2-3700 et. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es todo documento escrito o grabación —independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video o cualquier otro formato— que haya dispuesto, sea propiedad o esté en posesión de un organismo público o de sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de asuntos públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo se pueden denegar si se aplica una exención estatutaria específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Al promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal, a favor del acceso, y que cualquier exención que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.

Sus derechos en virtud de la FOIA

• Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
• Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
• Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.

Hacer una solicitud de registros de la Comisión de las Artes de Virginia

• Puede solicitar registros por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. FOIA DOE no requiere que su solicitud sea por escrito, ni necesita declarar específicamente que está solicitando registros bajo FOIA. Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de los registros que está solicitando, para que no haya malentendidos sobre una solicitud verbal. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud de FOIA si decide no ponerla por escrito.
• Su solicitud debe indicar qué registros está buscando con «especificidad razonable». Esta petición alude al sentido común. No se refiere al volumen o la cantidad de registros que usted solicite y tampoco los limita; sin embargo, sí le pedimos la mayor especificación, para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
• Su solicitud debe solicitar registros o documentos existentes. FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se DOE aplicar a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo de la Comisión de las Artes de Virginia, ni DOE exigir que la Comisión de las Artes de Virginia cree un registro que DOE no existir.
• Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por la Comisión de las Artes de Virginia en el curso regular de los negocios. Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros
• Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que está buscando, o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.

Para solicitar registros de la Comisión de las Artes de Virginia, puede dirigir su solicitud al Director Ejecutivo, Main Street Centre, 600 East Main Street, Suite 330, Richmond, VA 23219 o (804) 225-3132 o (804) 225-4327 (fax) o colleen.messick@vca.virginia.gov.

Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información (http://foiacouncil.dls.virginia.gov, por sus siglas en inglés) está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@leg.state.va.us o por teléfono al (804) 225-3056 o [línea gratuita] 1-866-448-4100.

Responsabilidades de la Comisión de las Artes de Virginia al responder a su solicitud

• La Comisión de las Artes de Virginia debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "primer día" se considera el día después de recibir su solicitud. El período de cinco días no DOE incluir fines de semana ni días festivos.
• La razón detrás de su solicitud de registros públicos de la Comisión de las Artes de Virginia es irrelevante, y no podemos preguntarle por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud. FOIA DOE, sin embargo, permitir que la Comisión de las Artes de Virginia le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
• La FOIA requiere que la Comisión de las Artes de Virginia haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
  1. Le proporcionamos los registros que ha solicitado en su totalidad
  2. Retenemos todos los registros que ha solicitado porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si todos los registros están siendo retenidos, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen, e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.
  3. Proporcionamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros registros. No podemos retener un registro completo si solo una parte de él está sujeto a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que puede ser retenida y debemos proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros solicitados.
• Si es prácticamente imposible que la Comisión de las Artes de Virginia responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
• Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.

Costos

• Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite a la Comisión de las Artes de Virginia. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
• Si estimamos que le costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le solicitemos que pague un depósito, que no exceda el monto de la estimación, antes de continuar con su solicitud. Los cinco días que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo que transcurre entre el momento en que solicitamos un depósito y el momento en que usted responde.
• Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
• Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, la Comisión de las Artes de Virginia puede exigir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.

Exenciones de uso común

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. La Comisión de las Artes de Virginia comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

• Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
• Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2))
  o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
• Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato
  (§ 2.2-3705.1 (12))